Papenburg wird zur Heimat für „Digital Natives“

Was wäre, wenn eine Stadtverwaltung genauso einfach und schnell funktioniert wie eine Bestellung bei Amazon und Co? Dass diese Frage schon bald keine Zukunftsmusik mehr ist, beweist die Stadt Papenburg. Denn dort werden zum neuen Jahr viele Abläufe in der Verwaltung von „analog“ auf „digital“ umgestellt – und die Mitarbeiter müssen dazu teilweise ganz neu denken. Hilfe erhalten sie dabei vom neuen IT-Leiter der Stadt Papenburg, Jürgen Neumann.

„Unser Ziel ist die komplett digitale Akte in allen Bereichen – klingt eigentlich ganz einfach“, sagt Neumann und weiß natürlich, dass diese Umstellung alles andere als ein Kinderspiel ist. „Allein die vielen verschiedenen Ablageorte von Informationen stellen uns vor große Herausforderungen.“ Denn gerade die Digitalisierung der vergangenen Jahrzehnte hat einen Wildwuchs an unterschiedlichsten Speicherorten geschaffen. „Das kennt auch sonst jeder von zuhause oder seiner Arbeitsstelle. Da sind Dokumente in Mails gespeichert, auf dem lokalen Speicher, in einem Netzwerk, in der Cloud, auf USB-Sticks oder DVDs oder wer weiß wo.“ Hinzu kommen noch Papierakten, Ablagemappen, Archive und der eigene Schreibtisch. „Manchmal sind Informationen auch gar nicht gespeichert, außer im Kopf des Kollegen“, sagt Neumann.

Darum arbeitet die Stadt Papenburg bereits seit einem Jahr daran, die zahlreichen unterschiedlichen Verfahren auf einen digitale „Workflow“ umzustellen. „Am Ende soll eine Akte für alles stehen. Darin soll dann ein Vorgang komplett gespeichert werden können, mit Mails, Zeichnungen, Fotos, Dokumenten und allem, was sonst noch dazu gehört.“ In den vergangenen Monaten haben sich dutzende Kollegen im Rathaus ausgetauscht, wie eine solche Akte aussehen muss und was sie können muss. „Wir sind hier schon sehr weit und die ersten Bereiche im Hause arbeiten damit auch schon. Die Erfahrungen bis hierher sind wirklich positiv.“

Vollständige Umsetzung bis Ende 2022

Wichtig ist dabei, dass diese Umstellung nicht nur die Arbeit in der Verwaltung vereinfacht, sondern am Ende auch schrittweise den Bürgern zugutekommen soll. „Natürlich ist es unser Ziel, die digitalen Strukturen im ,Back Office‘ auch an die Dienstleistungen im Bürgerbüro, dem Bauamt, dem Standesamt und in anderen Bereichen der Verwaltung für die Öffentlichkeit nutzbar zu machen“, erläutert IT-Chef Neumann. Man sei als Kommune in der Pflicht bis zum Ende des Jahres 2022 insgesamt 575 Dienstleistungen quer durch das Rathaus online anbieten zu können. „Dies wird uns durch das Onlinezugangsgesetz vorgeschrieben. Das ist natürlich ein dickes Brett, das wir da bohren müssen. Zum Glück haben wir mit dem Landkreis Emsland einen starken Partner, mit dem wir gemeinsam mit den umliegenden Kommunen auch an diesem Thema mit Hochdruck arbeiten.“

Nicht nur der Bürger soll dabei von den Möglichkeiten der digitalen Arbeitsprozesse profitieren. „Wir wollen insgesamt Ressourcen schonen und werden zum Beispiel deutlich weniger Drucker und Papier benötigen, genauso werden wir aber auch weniger Briefe versenden müssen – also muss auch weniger Post transportiert werden“, so Jürgen Neumann. Erste Erfahrungen mit einer solchen Umstellung auf digitale Prozesse hat das Rathaus bereits 2016 gemacht, als das komplette Ratsinfo-System für die Mitglieder von Stadtrat und Ortsrat umgestellt worden ist. „Dadurch sparen wir in fünf Jahren mehr als 100.000 Euro durch den Wegfall von Druckkosten, Papier und Versand.“

Umstellung in der Arbeitsweise

Damit diese und andere Einsparungen auch wirklich erzielt werden können, werden sich auch bestimmte Arbeitsabläufe in der Verwaltung ändern müssen. „Sicherlich werden viele Kollegen erst einmal umdenken müssen, wenn es um die Erfassung der Daten geht. Aber am Ende ist die Recherche und Nutzung von Daten, Akten und Vorgängen dadurch auch deutlich einfacher und schneller“, ist Jürgen Neumann überzeugt. Ein großer Vorteil dabei ist, dass die Verwaltung in der Zeit vor Computer und Co genau so organisiert war. „Wer sich heute einen Aktenplan aus den 60er-Jahren anschaut, wird in der Systematik ganz viele Ähnlichkeiten zu der Struktur der digitalen Akte sehen. Denn die Anforderungen an Übersichtlichkeit, Eindeutigkeit und Nachvollziehbarkeit haben sich nicht geändert.“ In gewisser Weise ist also die Umstellung auf die Digitalisierung eine Rückkehr zu den alten Verwaltungsgrundsätzen. „Das ist wie mit der Mode, alles kommt irgendwann mal wieder“, scherzt Neumann.

Der gebürtige Papenburger ist im Sommer 2019 auch selbst quasi zurückgekehrt. Nachdem er rund zehn Jahre im Technik-Ressort eines großen Energieversorgers gearbeitet hat, war die Stelle bei der Stadt Papenburg für ihn sehr interessant. „Statt nun ständig nach Oldenburg zu pendeln, verkürzt sich mein Arbeitsweg auf wenige Minuten. Außerdem kann ich so auch meinem zeitintensiven Ehrenamt nachgehen als stellvertretender Ortsbrandmeister der Feuerwehr Großwolde.“ Sowohl bei seinem vorherigen Arbeitgeber, wie nun auch in der IT-Abteilung der Stadt Papenburg reizt Neumann die große Bandbreite des Jobs. „Alles im Rathaus funktioniert nur noch mit IT. Dadurch arbeiten wir mit allen Abteilungen und Kollegen zusammen.“ Vor allem die Tatsache, dass die Stadtverwaltung keine IT-Bereich fremdvergeben hat, ist für Neumann spannend. „Wir betreiben unser eigenes Rechenzentrum mit allem Drum und Dran. Das ist schon eine Herausforderung – die aber großen Spaß macht.“

Service vor Ort bleibt bestehen

Wer nun Sorge hat, dass die Verwaltung durch die Digitalisierung unpersönlicher und technischer wird, den kann Neumann beruhigen. „Der wichtigste Faktor ist und bleibt der Mensch. Ohne eine gute Beratung, ob nun im persönlichen Gespräch im Büro, am Telefon oder im Bürgerbüro, geht es nicht.“ Darum ist der IT-Leiter auch überzeugt, dass sich die Servicezeiten der Verwaltung nicht verkürzen werden. „Auf lange Sicht soll der Aufwand der Kollegen für das Erstellen und Pflegen von Akten deutlich sinken. Dann bleibt natürlich auch mehr Zeit für den Bürger.“

Bis es so weit ist, stehen allerdings noch viele große Projekte für die IT-Abteilung der Stadt Papenburg auf dem Programm. „Neben der digitalen Akte führen wir derzeit auch ein neues, komplett digitales Rechnungswesen ein. Auch das nimmt uns stark in Anspruch. Wenn das System aber erst einmal läuft, wird es die Arbeit für die Kollegen stark vereinfachen.“ Die Zukunftsprojekte im Bereich IT und EDV werden also eher mehr als weniger. „Das ist das spannende an der öffentlichen Verwaltung: Es gibt eine unglaublich große Bandbreite an Prozessen, Daten und Vorgängen. Langweilig wird es da nie.“

Unsere Heimathelden Kampagne wird gefördert durch den Europäischen Sozialfonds.